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Comment classer et archiver des documents d’entreprise ?

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Chaque entreprise, du fait de son fonctionnement quotidien, génère des documents entrants et sortants : devis, factures, fiches de paie, documents administratifs généraux…Certains peuvent être supprimés rapidement, d’autres, au contraire, doivent être conservés. C’est ce que l’on appelle les archives. Comment faire pour procéder à un archivage fonctionnel ?

Pourquoi archiver ses documents d’entreprise ?

Les archives ont une vocation de mémoire de l’activité. Elles sont représentatives de son évolution, au fil des années. Outre ce but, il est quelquefois obligatoire de se référer à ce qui se trouve sur un document spécifique. Comment le retrouver, si l’entrepreneur a pris l’habitude de mettre les documents dans de simples caisses, non numérotées ?

C’est pour cette raison qu’il est important, dès le démarrage, de trouver un moyen de classer et archiver efficacement tous les documents. Cela peut se faire en fonction de leur nature : toutes les factures sont mises ensemble, la plus ancienne en dessous, par exemple. Toutes les pièces peuvent faire l’objet d’un rangement par ordre alphabétique ou encore par année.

Il est important que le classement permette de retrouver un document facilement ; que ce soit pour l’entrepreneur et les salariés, mais aussi en cas de demande par un organisme (centre des impôts ou lors d’un contrôle).

Outre les archives papier, la loi incite désormais les entreprises à procéder à la numérisation des documents.

Je n’ai pas de temps à consacrer à mes archives d’entreprise : quelles solutions ?

Si votre entreprise est récente, ou si vous avez compris, depuis la création, l’importance d’un rangement rigoureux, sans doute avez-vous des archives papier savamment classées.

Mais avez-vous eu le temps de procéder à la transformation numérique et au récolement de tous ces documents ? La gestion des données est pourtant au cœur des préoccupations des chefs d’entreprises d’aujourd’hui.

Non seulement, les documents doivent être mis sous format numérique, mais il faut se conformer à certaines normes en vigueur. Une veille dans ce domaine est donc privilégiée ; difficilement compatible avec les emplois du temps. Il faudrait également investir dans du matériel informatique et logiciel souvent coûteux ; ce que tout chef d’entreprise cherche à éviter.

Un entrepreneur a souvent peu de temps à consacrer à l’archivage, sachant qu’il doit être polyvalent, en plus d’effectuer sa profession en tant que telle.

Heureusement, il est possible de trouver des entreprises qui se chargent de cette tâche et ce, de A à Z. Entre le tri des documents, pour pouvoir détruire de façon sécurisée ceux qui n’ont pas vocation à être conservés, leur numérisation, leur stockage sur un support adéquat, elles proposent des solutions personnalisables et clés en main. L’accès est facile et sécurisé grâce à un cryptage spécifique.

Elles peuvent même, si le chef d’entreprise souhaite gagner de la place dans ses locaux pour implanter de nouvelles machines ou installer un bureau pour un collaborateur, emporter les archives papier et se charger de les conserver dans d’excellentes conditions. Si l’activité nécessite un déménagement, les archives papier sont également transportées.