Les entreprises de grande taille ; à l’instar des grands groupes ; possèdent des entrepôts dédiés au remisage de leurs archives. Cela peut constituer des milliards de documents papier.
Cela sera aussi le cas des structures de digitalisation qui proposent différents services dans le cadre de la transition numérique à destination des professionnels. Pourquoi les entrepreneurs sont-ils majoritaires à adopter l’automatisation de gestion de leurs archives ?
Entrepôt de stockage des archives professionnelles : pourquoi opter pour l’automatisation ?
La problématique peut s’entendre à différents niveaux : une structure peut avoir du mal à retrouver des informations alors qu’elle sait pertinemment qu’elle a conservé tous ses documents professionnels depuis la création d’entreprise.
Si elle possède différents entrepôts de stockage, elle doit être en mesure de savoir dans lequel chercher ; ce qui serait tout à fait possible avec l’automatisation.
Il faut pourtant avant cela, avoir fait le tri régulièrement de ces tonnes de papier : il est en effet facile de se conformer à une information erronée car le document n’est plus valide. Selon leur nature, certains documents n’ont pas valeur à être conservés légalement. D’autres doivent l’être et on peut se douter qu’en plusieurs décennies d’existence, l’entreprise a par ailleurs évolué et que certaines choses ont changé. Un collaborateur qui se baserait sur des informations datant de plusieurs années pourrait mal renseigner un client ou un fournisseur.
Automatiser les archives permettrait par exemple d’être averti de la fin de la date de validité d’un document donné afin de pouvoir le supprimer de manière sécurisée.
Il y a en outre un autre aspect à prendre en considération ; d’où l’explosion de la demande envers les sociétés de digitalisation et de conservation des archives : le passage au digital.
Aide à la digitalisation : les éléments à retenir
Bien entendu, quand on possède des entrepôts dédiés à la conservation des archives, c’est une habitude prise. Pourtant, celle-ci doit être rompue avec l’arrivée de la digitalisation des documents.
Même s’il est plus facile avec l’automatisation de gestion des entrepôts de retrouver les documents, il faut ensuite se déplacer pour aller les chercher.
Or désormais, les archives numériques ont tout autant de valeur que celles sous format papier. Pourquoi s’embêter à les conserver sur place, d’autant que les entrepôts lambda ne sont assurément pas les bâtiments les plus adéquats pour garder pendant des années un matériau aussi fragile que l’est le papier.
Il serait possible de faire numériser tous les documents valides par une entreprise spécialisée, de trouver la meilleure politique d’archivage numérique et ensuite, de faire emporter les papiers dans des endroits qui sont spécifiquement étudiés pour conserver ce matériau et régulièrement époussetés, triés, et toujours sécurisés.
L’automatisation, dans ce cas, sert à trouver un document précis parmi une foule d’autres, sachant que les locaux abritent les archives de nombreuses entreprises de toutes tailles. Il ne suffit que de quelques secondes pour retrouver un document et le fournir à une structure au cas où elle devrait fournir pour une instance extérieure, le papier sous ce format et pas un autre (ce qui est toujours possible, mais va sans doute tendre à disparaitre).
Le chef d’entreprise peut certainement imaginer comment il tirerait profit de tout cet espace, sans renoncer pourtant à l’obligation de conserver ses archives et en ayant en plus, augmenté en productivité et en compétitivité grâce à la digitalisation des informations contenues dans ses différentes archives.
L’automatisation par la suite aura pour objectif de permettre à toute personne générant ou recevant un document, de pouvoir utiliser la méthode de classement et de rangement choisie pour continuer à archiver de manière sereine et cohérente.